So erstellen Villenverwalter die monatliche Eigentümerabrechnung
Die Eigentümerabrechnung ist oft der einzige Teil Ihrer Arbeit, den ein Villenbesitzer jeden Monat sieht. Eine klare, einheitliche Abrechnung schafft Vertrauen. Eine verwirrende erzeugt Rückfragen, selbst wenn die Zahlen stimmen.
Was Eigentümer wissen wollen
Die meisten Eigentümer wohnen nicht in der Nähe ihrer Villa. Sie wollen drei Dinge wissen: wie viel die Villa eingenommen hat, wohin das Geld geflossen ist und wie viel sie erhalten. Eine gute Abrechnung beantwortet diese drei Fragen auf der ersten Seite und liefert die Details dazu auf den folgenden.
Einheitlichkeit zählt mehr als Design. Verwenden Sie jeden Monat dasselbe Layout, dieselbe Reihenfolge der Zeilen und dieselbe Berechnung, damit der Eigentümer Monate vergleichen kann, ohne Sie anzurufen.
Auch der Zeitpunkt ist wichtig. Vereinbaren Sie einen festen Termin, an dem Eigentümer Abrechnung und Auszahlung erhalten, zum Beispiel bis zum Zehnten des Folgemonats, und halten Sie ihn ein. Eigentümer planen mit diesem Datum. Eine verspätete Abrechnung, selbst mit korrekten Zahlen, lässt Eigentümer vermuten, dass etwas nicht stimmt.
Die Zeilen, die jede Abrechnung enthalten sollte
- Buchungen und Bruttoumsatz. Jede Buchung des Monats mit Gästename oder Referenz, Daten, Anzahl der Nächte, Kanal und dem vom Gast gezahlten Betrag.
- OTA-Gebühren. Die Provision oder Servicegebühr je Buchung von Booking.com, Airbnb, Agoda oder anderen Kanälen, damit der Eigentümer sieht, was der Vertrieb gekostet hat.
- Steuern. Hotelsteuer und weitere auf den Umsatz erhobene oder gezahlte Steuern, wie mit Ihrem Steuerberater abgestimmt.
- Verwaltungsprovision. Ihre Gebühr, mit dem Prozentsatz und dem Betrag, auf den sie berechnet wurde, deutlich angegeben.
- Betriebskosten. Reinigung, Wäsche, Strom, Wasser, Internet, Pool- und Gartenpflege, Reparaturen und Verbrauchsmaterial, jeweils mit kurzer Beschreibung.
- Auszahlung. Der an den Eigentümer überwiesene Betrag, das Datum und die Bankreferenz.
- Belegungsübersicht. Gebuchte Nächte, verfügbare Nächte, Belegung und durchschnittlicher Nachtpreis. Eigentümer möchten sehen, wie ihre Villa abschneidet, nicht nur, was sie gekostet hat.
Die Berechnung einmal festlegen
Die meisten Streitigkeiten entstehen durch unklare Vereinbarungen, nicht durch falsche Zahlen. Klären Sie vor der ersten Abrechnung schriftlich mit dem Eigentümer: Wird Ihre Provision auf den Bruttoumsatz oder auf den Umsatz nach OTA-Gebühren berechnet? Werden Steuern vor oder nach Ihrer Provision abgezogen? Welche Kosten trägt der Eigentümer, und welche sind in Ihrer Gebühr enthalten? Zu welchem Monat gehört eine Buchung, dem Buchungsmonat oder dem Aufenthaltsmonat?
Die meisten Verwalter nutzen den Aufenthaltsmonat, sodass eine im März getätigte Buchung für einen Aufenthalt im Juli in der Juli-Abrechnung erscheint. Buchungen, die über das Monatsende reichen, lassen sich nach Nächten aufteilen, solange Sie es immer gleich handhaben.
Ein weiterer Punkt ist die Währung. Viele Eigentümer leben im Ausland und denken in Dollar, Euro oder australischen Dollar, während Umsätze und Kosten auf Bali in Rupiah anfallen. Führen Sie die Abrechnung in Rupiah, da in dieser Währung das Geld verdient und ausgegeben wurde, und nennen Sie, falls der Eigentümer einen umgerechneten Betrag wünscht, den verwendeten Wechselkurs und das Datum.
Zeit sparen mit den richtigen Werkzeugen
Abrechnungen in einer Tabelle zu erstellen funktioniert bei ein oder zwei Villen, doch mit mehr Eigentümern kostet das monatliche Kopieren von Buchungen, Gebühren und Belegen Tage. Abrechnungen, die direkt aus dem Buchungskalender entstehen, sind schneller und enthalten weniger Fehler, weil Buchungen und Kanalgebühren schon vorliegen.
Sojodesk hat ein Zusatzmodul für Eigentümerabrechnungen für Villenverwalter, das Umsatz, OTA-Kosten, Steuer, Verwaltungsprovision, Kosten und die Auszahlung je Eigentümer in druckbarer Form zeigt. Was immer Sie nutzen: Fügen Sie bei größeren Kosten Belege bei und bewahren Sie von jeder versandten Abrechnung eine Kopie auf.
Fragen von Villenverwaltern
Sollte ich Abrechnungen monatlich oder vierteljährlich versenden?
Monatlich ist bei Miet-Villen die Regel und hilft Eigentümern, ihre Einnahmen zu verfolgen. Vierteljährlich kann bei Eigentümern mit festem Mietvertrag statt Umsatzbeteiligung funktionieren.
Wie zeige ich eine Stornierung mit Gebühr?
Führen Sie sie als eigene Zeile mit dem einbehaltenen Betrag, der zugehörigen OTA-Gebühr (falls vorhanden) und dem resultierenden Umsatz auf, damit der Eigentümer versteht, warum Geld ohne Aufenthalt eingegangen ist.
Was, wenn eine größere Reparatur nötig ist?
Vereinbaren Sie ein Ausgabenlimit, ab dem Sie zuerst den Eigentümer fragen. Beschreiben Sie die Reparatur auf der Abrechnung, fügen Sie die Rechnung bei und vermerken Sie die Zustimmung des Eigentümers.
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