Cara pengelola vila menyusun laporan bulanan untuk pemilik
Laporan pemilik sering kali satu-satunya bagian pekerjaan Anda yang dilihat pemilik vila setiap bulan. Laporan yang jelas dan konsisten membangun kepercayaan. Laporan yang membingungkan menimbulkan pertanyaan, sekalipun angkanya benar.
Yang ingin diketahui pemilik
Kebanyakan pemilik tidak tinggal dekat vilanya. Mereka ingin tahu tiga hal: berapa penghasilan vila, ke mana uangnya pergi, dan berapa yang mereka terima. Laporan yang baik menjawab ketiganya di halaman pertama, lalu memberi rincian di halaman berikutnya.
Konsistensi lebih penting daripada desain. Pakai tata letak yang sama, urutan baris yang sama, dan perhitungan yang sama setiap bulan, agar pemilik bisa membandingkan antarbulan tanpa perlu menelepon Anda.
Waktu juga penting. Sepakati tanggal tetap untuk pemilik menerima laporan dan pencairan, misalnya paling lambat tanggal sepuluh bulan berikutnya, dan patuhi itu. Pemilik merencanakan keuangan mereka di sekitar tanggal tersebut. Laporan yang terlambat, meski angkanya benar, membuat pemilik bertanya-tanya apakah ada yang salah.
Baris yang harus ada di setiap laporan
- Pemesanan dan pendapatan kotor. Setiap pemesanan di bulan itu dengan nama atau referensi tamu, tanggal, jumlah malam, kanal, dan jumlah yang dibayar tamu.
- Biaya OTA. Komisi atau biaya layanan untuk tiap pemesanan dari Booking.com, Airbnb, Agoda, atau kanal lain, agar pemilik melihat berapa biaya distribusinya.
- Pajak. Pajak hotel dan pajak lain yang dipungut atau dibayar atas pendapatan, sesuai kesepakatan dengan akuntan Anda.
- Komisi manajemen. Imbalan Anda, dengan persentase dan jumlah dasar perhitungannya dinyatakan dengan jelas.
- Biaya operasional. Kebersihan, laundry, listrik, air, internet, perawatan kolam dan taman, perbaikan, dan perlengkapan, masing-masing dengan keterangan singkat.
- Pencairan. Jumlah yang ditransfer ke pemilik, tanggalnya, dan referensi bank.
- Ringkasan okupansi. Malam terpesan, malam tersedia, tingkat hunian, dan rata-rata harga per malam. Pemilik senang melihat kinerja vilanya, bukan hanya berapa yang dibayarkan.
Sepakati perhitungannya sekali saja
Kebanyakan sengketa muncul dari kesepakatan yang tidak jelas, bukan dari angka yang salah. Sebelum laporan pertama, sepakati secara tertulis dengan pemilik: apakah komisi Anda dihitung dari pendapatan kotor atau dari pendapatan setelah biaya OTA? Apakah pajak dipotong sebelum atau sesudah komisi Anda? Biaya mana yang ditanggung pemilik, dan mana yang sudah termasuk dalam imbalan Anda? Pemesanan masuk ke bulan yang mana, bulan pemesanan atau bulan menginap?
Kebanyakan pengelola memakai bulan menginap, sehingga pemesanan yang dibuat pada Maret untuk menginap pada Juli muncul di laporan Juli. Pemesanan yang melewati pergantian bulan bisa dibagi menurut jumlah malam, asalkan dilakukan dengan cara yang sama setiap kali.
Mata uang adalah hal lain yang perlu disepakati. Banyak pemilik tinggal di luar negeri dan berpikir dalam dolar, euro, atau dolar Australia, sementara pendapatan dan biaya di Bali dalam rupiah. Buat laporan dalam rupiah, karena itulah mata uang tempat uang diperoleh dan dibelanjakan, dan jika pemilik ingin angka yang dikonversi, cantumkan kurs dan tanggal yang Anda pakai.
Hemat waktu dengan alat yang tepat
Menyusun laporan di spreadsheet masih cukup untuk satu atau dua vila, tetapi dengan lebih banyak pemilik, menyalin pemesanan, biaya, dan kuitansi tiap bulan memakan waktu berhari-hari. Laporan yang dibuat langsung dari kalender pemesanan lebih cepat dan minim kesalahan, karena pemesanan dan biaya kanalnya sudah ada.
Sojodesk memiliki add-on laporan pemilik untuk pengelola vila yang menampilkan pendapatan, biaya OTA, pajak, komisi manajemen, biaya, dan pencairan per pemilik, dalam format yang bisa dicetak. Apa pun yang Anda pakai, lampirkan kuitansi untuk biaya besar dan simpan salinan setiap laporan yang Anda kirim.
Pertanyaan dari pengelola vila
Sebaiknya laporan dikirim bulanan atau per kuartal?
Bulanan adalah standar untuk vila sewa dan membantu pemilik memantau pendapatannya. Per kuartal bisa cocok bagi pemilik dengan perjanjian sewa tetap, bukan bagi hasil pendapatan.
Bagaimana menampilkan pembatalan yang disertai biaya?
Cantumkan sebagai baris terpisah dengan jumlah yang ditahan, biaya OTA terkait jika ada, dan pendapatan yang dihasilkan, agar pemilik paham mengapa ada uang masuk tanpa ada tamu menginap.
Bagaimana jika perlu perbaikan besar?
Sepakati batas pengeluaran, di atas batas itu Anda meminta persetujuan pemilik terlebih dahulu. Di laporan, jelaskan perbaikannya, lampirkan fakturnya, dan catat persetujuan pemilik.
Lihat Sojodesk dengan kamar Anda sendiri
Ceritakan tentang properti Anda dan kami siapkan demo dengan tipe kamar, tarif, dan saluran Anda.
Minta demo