Zo bereid je als villabeheerder maandelijkse eigenarenrapportages voor
De eigenarenrapportage is vaak het enige deel van je werk dat een villa-eigenaar elke maand ziet. Een duidelijke, consistente rapportage schept vertrouwen. Een onduidelijke zorgt voor vragen, ook als de cijfers kloppen.
Wat eigenaren willen weten
De meeste eigenaren wonen niet in de buurt van hun villa. Ze willen drie dingen weten: hoeveel de villa heeft opgebracht, waar het geld naartoe ging en hoeveel zij ontvangen. Een goede rapportage beantwoordt die drie vragen op de eerste pagina en geeft de details daarachter op de volgende.
Consistentie telt zwaarder dan vormgeving. Gebruik elke maand dezelfde opzet, dezelfde volgorde van regels en dezelfde berekening, zodat de eigenaar maanden kan vergelijken zonder jou te bellen.
Ook timing doet ertoe. Spreek een vaste datum af waarop eigenaren hun rapportage en uitbetaling ontvangen, bijvoorbeeld uiterlijk de tiende van de volgende maand, en houd je daaraan. Eigenaren plannen rond die datum. Een rapportage die te laat komt, zelfs met correcte cijfers, doet eigenaren afvragen of er iets mis is.
De regels die in elke rapportage horen
- Boekingen en brutoomzet. Elke boeking van de maand met gastnaam of referentie, data, aantal nachten, kanaal en het bedrag dat de gast heeft betaald.
- OTA-kosten. De provisie of servicekosten per boeking van Booking.com, Airbnb, Agoda of andere kanalen, zodat de eigenaar ziet wat distributie kostte.
- Belastingen. Hotelbelasting en eventuele andere belastingen die over de omzet zijn geïnd of betaald, zoals met je boekhouder afgesproken.
- Beheerprovisie. Jouw vergoeding, met het percentage en het bedrag waarover het is berekend duidelijk vermeld.
- Exploitatiekosten. Schoonmaak, wasserij, elektriciteit, water, internet, onderhoud van zwembad en tuin, reparaties en benodigdheden, elk met een korte omschrijving.
- Uitbetaling. Het bedrag dat naar de eigenaar is overgemaakt, de datum en de bankreferentie.
- Bezettingsoverzicht. Geboekte nachten, beschikbare nachten, bezetting en gemiddelde nachtprijs. Eigenaren willen graag zien hoe hun villa presteert, niet alleen wat er is uitbetaald.
Spreek de berekening één keer af
De meeste geschillen komen voort uit onduidelijke afspraken, niet uit verkeerde cijfers. Spreek vóór de eerste rapportage schriftelijk met de eigenaar af: wordt jouw provisie berekend over de brutoomzet of over de omzet na OTA-kosten? Worden belastingen vóór of na jouw provisie afgetrokken? Welke kosten betaalt de eigenaar en welke zitten in jouw vergoeding? Bij welke maand hoort een boeking, de boekingsmaand of de verblijfsmaand?
De meeste beheerders gebruiken de verblijfsmaand, zodat een boeking in maart voor een verblijf in juli op de rapportage van juli staat. Boekingen die over de maandgrens lopen, kun je verdelen naar nachten, zolang je dat elke keer op dezelfde manier doet.
Valuta is een ander punt om vast te leggen. Veel eigenaren wonen in het buitenland en denken in dollars, euro's of Australische dollars, terwijl omzet en kosten op Bali in rupiah zijn. Houd de rapportage in rupiah, want in die valuta is het geld verdiend en uitgegeven. Wil de eigenaar een omgerekend bedrag, vermeld dan de wisselkoers en de datum die je gebruikte.
Bespaar tijd met de juiste tools
Rapportages bouwen in een spreadsheet werkt voor een of twee villa's, maar bij meer eigenaren kost het maandelijks overtikken van boekingen, kosten en bonnen dagen. Rapportages die rechtstreeks uit de boekingsagenda komen, zijn sneller en bevatten minder fouten, omdat de boekingen en kanaalkosten er al in staan.
Sojodesk heeft een module voor eigenarenrapportages voor villabeheerders, die omzet, OTA-kosten, belasting, beheerprovisie, kosten en de uitbetaling per eigenaar toont in een printbare vorm. Wat je ook gebruikt, voeg bonnen voor grotere kosten toe en bewaar een kopie van elke rapportage die je verstuurt.
Vragen van villabeheerders
Moet ik rapportages maandelijks of per kwartaal versturen?
Maandelijks is de norm voor verhuurvilla's en helpt eigenaren hun inkomsten te volgen. Per kwartaal kan werken bij eigenaren met een vaste huurovereenkomst in plaats van een omzetverdeling.
Hoe toon ik een annulering met kosten?
Zet die als aparte regel met het ingehouden bedrag, de bijbehorende OTA-kosten indien van toepassing en de resulterende omzet, zodat de eigenaar begrijpt waarom er geld binnenkwam zonder verblijf.
Wat als er een grote reparatie nodig is?
Spreek een uitgavenlimiet af waarboven je eerst de eigenaar vraagt. Beschrijf de reparatie op de rapportage, voeg de factuur toe en noteer de goedkeuring van de eigenaar.
Zie Sojodesk met je eigen kamers
Vertel ons over je accommodatie en we zetten een demo klaar met jouw kamertypes, tarieven en kanalen.
Demo aanvragen