Software hotel untuk hotel kecil di Indonesia: yang dibutuhkan dan yang bisa ditunda
Software hotel biasanya dijual sebagai daftar modul yang panjang. Untuk properti dengan 5 sampai 30 kamar di Indonesia, tiga bagian sudah mengerjakan sebagian besar pekerjaan, dan sisanya sering kali bisa menunggu.
Tiga bagian yang terpenting
Property management system (PMS) adalah meja resepsionis Anda: kalender kamar, data tamu, check-in dan check-out, status kebersihan, serta faktur. Channel manager menghubungkan kalender itu ke Booking.com, Agoda, Airbnb, Traveloka, dan Expedia agar ketersediaan dan harga selalu sama di mana-mana. Booking engine adalah halaman pemesanan di website atau tautan Instagram Anda, tempat tamu memesan langsung.
Idealnya ketiganya menjadi satu sistem. Jika berupa produk terpisah, pemesanan harus disalin dari satu ke yang lain, dan setiap salinan membuka peluang kesalahan. Bagi tim kecil yang juga mengurus sarapan, antar-jemput, dan housekeeping, satu login dan satu kalender adalah kelegaan besar.
Yang dibutuhkan sejak hari pertama
- Satu kalender untuk semua kamar dan kanal. Anda harus bisa melihat setiap pemesanan, dari semua OTA maupun WhatsApp, dalam satu tampilan.
- Sinkronisasi andal dengan OTA yang Anda pakai. Di Indonesia biasanya berarti Booking.com, Agoda, dan Traveloka, ditambah Airbnb untuk vila dan Expedia untuk sebagian tamu mancanegara.
- Peringatan overbooking. Peringatan yang jelas ketika dua pemesanan jatuh pada kamar yang sama, sebelum tamu tiba.
- Faktur dalam rupiah. Faktur sederhana yang menampilkan harga kamar, pajak, dan biaya layanan (service charge), dan bisa dikirim lewat email.
- Profil tamu. Nama, kontak, kewarganegaraan, dan riwayat menginap, agar Anda mengenali tamu yang kembali.
- Status kebersihan per kamar. Housekeeping menandai kamar sudah bersih, resepsionis langsung tahu kamar itu bisa diberikan.
Yang biasanya bisa menunggu
- Alat revenue management yang rumit. Beberapa aturan harga yang jelas untuk musim, tingkat hunian, dan tanggal last-minute sudah mencakup sebagian besar kebutuhan hotel kecil.
- POS restoran terpisah. Jika Anda hanya menyajikan sarapan dan menu kecil, membebankan makanan ke tagihan kamar sering kali sudah cukup.
- Integrasi kartu kunci dan kunci pintu. Berguna untuk hotel yang lebih besar, tetapi jarang sepadan dengan biaya dan perangkat kerasnya di bawah 30 kamar.
- Akuntansi di dalam PMS. Akuntan Anda akan tetap memakai alatnya sendiri. Yang Anda perlukan adalah ekspor dan laporan yang rapi, bukan buku besar lengkap.
- Puluhan kanal tambahan. Lima OTA yang dikelola dengan baik dan satu halaman pemesanan langsung lebih bernilai daripada dua puluh kanal yang tidak pernah Anda cek.
Detail lokal yang membuat perbedaan
Properti di Indonesia punya beberapa kebutuhan yang sering terlewat oleh software generik. Harga dan faktur harus dalam rupiah dengan pembulatan yang wajar. Pajak hotel dan biaya layanan harus tampil jelas di faktur. Staf mungkin lebih nyaman dengan Bahasa Indonesia, sementara tamu membaca dalam bahasa Inggris, Jerman, atau Belanda, jadi halaman pemesanan dalam beberapa bahasa sangat membantu. Di Bali, Nyepi harus ditutup di semua kanal sekaligus.
Kebiasaan pembayaran juga penting. Banyak tamu membayar saat tiba, sebagian lain membayar uang muka lewat transfer bank atau kartu. Halaman pemesanan yang dapat menerima uang muka opsional, misalnya lewat akun Stripe milik Anda sendiri, mengurangi tamu yang tidak datang tanpa memaksa setiap tamu membayar di muka.
Sojodesk dibangun untuk situasi seperti ini di sebuah resor di Uluwatu, dan menampilkan jumlah dalam rupiah di situs Indonesianya. Sistem mana pun yang Anda lihat, mintalah lingkungan uji coba dan jalani satu hari yang biasa: pemesanan baru, pindah kamar, check-in, dan faktur.
Pertanyaan umum
Apakah spreadsheet cukup untuk guesthouse kecil?
Dengan satu kanal dan beberapa kamar, spreadsheet bisa berfungsi. Begitu Anda menjual di beberapa OTA, risiko pemesanan ganda dan waktu untuk menyalin pemesanan biasanya membuat software yang layak sepadan.
Apakah saya perlu PMS jika sudah punya channel manager?
Channel manager saja menjaga OTA tetap sinkron, tetapi tidak mengurus check-in, faktur, atau housekeeping. Jika semuanya masih di atas kertas, gabungan PMS dan channel manager menghemat waktu paling banyak.
Berapa kira-kira biaya software untuk hotel kecil?
Tergantung jumlah kamar dan fiturnya. Cari harga bulanan yang jelas dengan jatah kamar, bukan biaya per pemesanan, dan periksa mana yang add-on dan mana yang sudah termasuk.
Terkait
Lihat Sojodesk dengan kamar Anda sendiri
Ceritakan tentang properti Anda dan kami siapkan demo dengan tipe kamar, tarif, dan saluran Anda.
Minta demo